اتوپلن | سامانه برنامه ریزی دانشگاهی

راهنمای استفاده از سامانه


این راهنما برای استفاده مدیران گروه ها و برنامه ریزان آموزشی دانشکده های فنی و حرفه ای جهت استفاده از سامانه برنامه ریزی آموزشی تهیه شده است. در صورت وجود هر نوع ابهام یا مشکل در استفاده از سامانه می توانید برای ارتباط با ما از روش های زیر استفاده کنید .

سامانه برنامه ریزی آموزشی آموزشکده و دانشکده های های فنی و حرفه ای، راهکاری جدید ومبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات است که با هدف کمک به مدیران گروه و کارکنان آموزش برای برنامه ریزی راحت و سریع کلاس ها، تهیه گزارشات و برنامه های مختلف مورد نیاز برای اطلاع رسانی و مدیریت آموزشی ایجاد شده است. برای استفاده از این سامانه لازم است درخواست رسمی با امضای رئیس یا معاون آموزشی و مهر آموزشکده برای استفاده از سامانه و مشخصات کاربر ویژه برای سامانه شامل نام ، نام خانوادگی، شماره همراه، پست الکترونیکی، مسوولیت در آموزشکده، تهیه شده و تصویر آن به مدیر سامانه فرستاده شود تا کاربر ویژه آموزشکده به سامانه اضافه شده و بتواند مدیریت سامانه برای آن آموزشکده را برعهده گیرد.
    روش های تماس با ما
  • تلفن های همراه : 09396370150 و 09151604068
  • شناسه تلگرام : @cnhelper
  • پست الکترونیکی : mohammadi.sm@gmal.com
  • ارسال پیام در سامانه : http://www.autoplan.ir
منوی کاربری در سمت راست نوار بالای سایت ، دارای گزینه هایی است که برای انجام کارها استفاده می شوند. در ادامه عملکرد هر کدام از گزینه ها و روش انجام هر کار را به طور کامل توضیح می دهیم . بطور کلی فعالیت هایی که باید مدیران گروه در سامانه انجام دهند به شرح زیر است:

1- صفحه خانگی

در صفحه خانه، لیست نیمسال های تحصیلی را نشان داده و می توانید نیمسال جاری را انتخاب کنید، بطور پیش فرض آخرین نیمسال فعال شده و در بالای صفحه هم نشان داده می شود. برای کار در نیمسال های قبلی باید از این لیست نیمسال مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه "تنظیم شود" کلیک کنید تا نام نیمسال در بالای صفحه هم تغییر کند. در ادامه، مشخصات شما را نمایش می دهد و می توانید از صحت اطلاعات مخصوصا پست الکترونیکی خود مطمئن شود. همچنین آخرین تاریخ و ساعت ورود قبلی شما به سامانه را نشان می دهد و مطمئن می شوید آخرین بار خودتان وارد سامانه شده اید نه فرد دیگری بدون اطلاع شما. در ادامه از شما خواسته می شود نظرات، پیشنهادات و اشکالات و سوالات خود را در کادر وارد کرده و بفرستید و در زیر کادر همه لیست پیام های قبلی و پاسخ پشتیبانی به آنها را نشان می دهد.

2-ویرایش پروفایل

با اجرای این گزینه می توانید اطلاعات شخصی خود مثل نام، نام خانوادگی، پست الکترونیکی خود را ویرایش کنید. توجه کنید.

3- تغییر کلمه عبور

این گزینه را برای تغییر کلمه عبور خود اجرا می کنید.

4-مدیریت مدرسین

با اجرای این گزینه جدولی حاوی مشخصات اساتید دانشکده شما نشان داده میشود:

شما می توانید با استفاده از گزینه های بالای صفحه اساتید را بر اساس مدرک تحصیلی یا بخشی از نام یا نام خانوادگی آنها جستجو کنید . در جدولی که مشخصات اساتید را نشان داده می توانید در سطر اول آن مشخصات استاد جدید را وارد کرده و روی دکمه ثبت کلیک کنید تا به لیست اضافه شود. برای اساتیدی که قبلاً توسط خودتان اضافه شده اند، دکمه ویرایش و حذف نشان می دهد و می توانید مشخصات آنها را عوض کرده یا آنها را حذف کنید. دقت کنید، کد ملی استاد باید بدون خط تیره و به صورت دقیق 10 رقمی وارد شده و رقم صفر سمت چپ (برای بعضی کدها) را وارد نکنید. درج اشتباه کد ملی باعث ایجاد مشکل در نمایش اساتید دروس خواهد شد. اگر برای استادی دکمه های ویرایش و حذف نشان نمی دهد و نیازی به ویرایش دارد می توانید از کاربر ویژه دانشکده کمک بگیرید. با استفاده از دکمه "چاپ ابلاغ مدرسین" می توانید در صفحه جدیدی لیست قابل چاپ از ابلاغ اساتید را نمایش داده و آنها را چاپ کنید. اگر روی دکمه ابلاغ کنار هر استاد کلیک کنید، ابلاغ را فقط برای همان استاد نمایش می دهد . در نمایش ابلاغ همه دروس را نمایش می دهد ولی در محاسبه ساعات تئوری و عملی ساعات واقعی تعیین شد در هفته را ملاک قرار داده و دروسی را که ساعات یکسان با هم دارند به عنوان یک درس در مجموع تعداد واحدها و ساعات در نظر می گیرد.

5-ارائه گروهی دروس

این قسمت را می توانید زمانی اجرا کنید که قصد انتقال همه کلاس ها (دروس ارائه شده) از نیمسال قبل به نیمسال جاری را دارید. یا اینکه برای اولین بار باید برای یک رشته برنامه ریزی انجام دهید. در قسمت اول همه کلاس های تعریف شده در یکی از نیمسال های قبلی را برای رشته مورد نظر به نیمسال جاری منتقل می کند. و در قسمت دوم همه دروس رشته انتخاب شده را برای نیمسال جاری ارائه می کند. در هر صورت برای نیمسال جاری نباید کلاسی تعریف شده باشد تا بتوانید این قسمت را اجرا کنید. اگر کلاس هایی تعریف شده باید ابتدا از بخش "دروس ارائه شده" ، آنها را حذف کرده و مجدد به این بخش مراجعه کنید.

6-ارائه درس جدید

در این قسمت می توانید درس جدیدی را برای ترم جاری ارائه کنید:

برای هر درس باید موارد زیر را تعیین کنید:

  • رشته – اینکه درس برای چه رشته ای ارائه می شود، اگر در نوار بالای سامانه رشته را تنظیم کرده باشید ، همان رشته به طور پیشفرض انتخاب شده است. شما فقط می توانید رشته های تحت مدیریت خودتان را انتخاب کنید مگر اینکه کاربر ویژه باشید.
  • ترم – اینکه این درس مربوط به دانشجویان ترم چند است (برای دانشجویان کدام ورودی ارائه می شود) ، انتخاب ترم اختیاری است ولی برای نمایش تداخل ترمی یا چاپ برنامه ترم بندی باید ترم را بصورت درست انتخاب کنید.
  • کد ارائه – برای هر درس ارئه شده یک شماره بعنوان کد ارائه تعریف می کنید تا اگر درسی دارای دو گروه باشد ، از هم تشخیص داده شوند. بطور پیش فرض یک کد ارائه بعد از آخرین کد ارائه در این رشته تعیین می کند که در صورت نیاز می توانید آنرا تغییر دهید.
  • درس – از لیست دروس رشته خودتان، درس را انتخاب کنید. اگر در بالای سایت رشته انتخاب شده باشد، تنها دروس همان رشته در لیست نشان داده شده و انتخاب راحت تر خواهد شد و گرنه لیست دروس همه رشته های دایر در دانشکده شما را نشان می دهد.
  • استاد – استاد درس را از بین اساتید دانشکده انتخاب می کنید، اگر استادی در لیست نبود باید ابتدا در بخش مدیریت مدرسین اضافه کنید تا در این لیست ظاهر شود.
  • کلاس – نام کلاس یا کارگاه محل برگزاری درس را انتخاب کنید. اگر کلاس در لیست نبود از کاربر ویژه آموزشکده درخواست کنید تا آنرا اضافه کند.
  • حداقل و حداکثر ظرفیت کلاس – این موارد اختیاری هستند.
  • تاریخ آزمون – تاریخ آزمون را از بین تاریخ های نمایش داده شده در لیست تعیین کنید. این تاریخ ها برای همه دانشکده ها یکسان بوده و بر اساس تقویم آموزشی دانشگاه تعیین می شود، چنانچه در آن اشکالی مشاهده کرده به مدیر سامانه اطلاع دهید.
  • ساعت آزمون – ساعات آزمون در هر دانشکده توسط کاربر ویژه آن آموزشکده تعیین می شود و شما باید یک از ساعات را انتخاب کنید.
  • تعیین ساعات – در برنامه هفتگی می توانید ساعات برگزاری کلاس را تیک بزنید. یک درس میتواند حداکثر در دو وقت مختلف در هفته برگزار شود.
ساعاتی از هفته کد با پس زمینه متفاوت نشان داده شده و عبارت تداخل نشان داده نشان دهنده وجود تداخل است. و تبعاً نباید آن ساعات را انتخاب کنید برای اطلاع از دروسی که در آن ساعات ارائه شده نشانگر ماوس را روی عبارت تداخل نگه دارید. عبارت های تداخل بصورت زیر هستند :
  • ت. استاد – تداخل استاد ، استاد تعیین شده در این ساعت کلاس دارد.
  • ت. ترمی – تداخل ترمی ، دانشجویان این ترم در این ساعت کلاس دارند.
  • ت. کلاس – در این ساعت، کلاس یا کارگاه تعیین شده برای درس دیگری انتخاب شده است.
ساعات روزانه برگزاری کلاس ها، توسط کاربر ویژه آموزشکده تعیین می شود و شما مجاز هستید در قالب همان ساعات برنامه ریزی کنید. دکمه هایی که در این فرم نمایش داده شده اند دارای عملکرد زیر هستند:
  • ثبت و نمایش تداخل - ثبت تغییرات و بروز کردن برنامه و نمایش تداخل ها برای تعیین آگاهانه تر ساعات
  • ثبت تغییرات – ثبت تنطیمات درس و خارج شدن فرم
  • انصراف – لغو تغییرات و خارج شدن از فرم

7-دروس ارائه شده

n

در این بخش می توانید دروس ارائه شده(کلاس ها) در نیمسال جاری را مدیریت کنید. اگر در نوار بالای صفحه رشته خاصی انتخاب نشده باشد، دروس همه رشته ها را نشان می دهد و اگر رشته ای انتخاب شده باشد (که توصیه می شود حتماً رشته را انتخاب کنید)، فقط دروس همان رشته را نشان می دهد. هر مدیر گروه قادر به نمایش دروس همه رشته ها بوده ولی فقط می تواند دروس رشته های تحت مدیریت خود را تغییر دهد و در صورت نیاز به تغییر دروس رشته های دیگر باید از مدیر همان رشته یا کاربر ویژه دانشکده درخواست کند. با استفاده از گزینه های بالای لیست می توانید کلاس ها(گروه های درسی) را بر اساس استاد درس، عنوان درسی، شماره ترم ارائه (اینکه درس برای دانشجویان ترم چند ارائه شده)، کلاس یا کارگاه بصورت محدود شده ببینید. دکمه های آبی رنگ بالای لیست :

  • نمایش - نمایش لیست دروس پس از تعیین محدودیت ها
  • گزارش چاپی – نمایش لیست دروس در پنجره جدید و مناسب برای چاپ – پس از نمایش لیست چاپی می توانید روی لینک چاپ در بالای همان صفحه کلیک کنید یا کلید های CTRL+P را فشار دهید تا کادر چاپ نمایش داده شده و در کادر، تنظیماتی انجام دهید تا چاپ به بهترین شکل انجام شود، تنظیماتی مثل عمودی(Protrait ) یا افقی بودن (Landscape) صفحه و اندازه حاشیه ها.
  • صدور به اکسل – برای تولید و دانلود فایل اکسل (با قالب CSV) حاوی مشخصات کامل (مشخصات درس، استاد، کلاس و ...) دروس ارائه شده استفاده می شود. برای باز کردن فایل دانلود شده در نرم افزار اکسل، برنامه Excel را اجرا کنید و از بالا زبانه Data را باز کرده و در سمت چپ روی گزینه From Text را اجرا کنید. در ادامه فایل دانلود شده را انتخاب کرده و ادامه دهید تا محتوای فایل را باز کند.
  • چاپ ابلاغ مدرسین – با اجرای این گزینه در صفحه جدیدی لیست قابل چاپ از ابلاغ اساتید را نمایش داده و می توانید آنها را چاپ کنید. اگر در گزینه های بالا استاد انتخاب شده باشد، ابلاغ را فقط برای همان استاد نمایش می دهد و گرنه برای همه اساتید نشان خواهد داد. جزئیات نمایش ابلاغ در بخش مدرسین توضیح داده شد.
  • ارائه جدید – برای ارائه کردن درس جدید استفاده می شود.

8- برنامه هفتگی

اصلی ترین قسمتی که باید مدیران گروه از آن استفاده کنند برنامه هفتگی است. در این بخش دروس ارائه شده در کل هفته را نشان می دهد . با نگه داشتن نشانگر ماوس روی عنوان یک درس، جزئیات آن درس نمایش داده می شود و با کلیک روی آن ، درس برای ویرایش باز می شود.

  • با استفاده از گزینه های بالای برنامه هفتگی می توانید محدودیت ایجاد کنید :
  • با انتخاب یک ترم : دروس ارائه شده برای آن ترم (یکی از چهار یا هشت ترم) را نشان می دهد.
  • با انتخاب یک استاد: برنامه هفتگی همان استاد را نشان می دهد.
  • با انتخاب یک درس: برنامه هفتگی همان درس را نشان می دهد (ممکن است یک درس دارای چند گروه باشد)
  • با انتخاب یک کلاس : برنامه هفتگی همان کلاس را نشان می دهد .
  • و با انتخاب ترکیبی از پارامترهای فوق، دروس را بر اساس همه آنها محدود می کند.
رنگ پس زمینه متفاوت برای هر ساعات، نشان دهنده تداخل زمانی دروس است و اگر در نوار بالای صفحه، رشته خاصی هم انتخاب شده احتمالاً لازم خواهد بود تا تداخل ها را برطرف کنید. با توجه به محدودیت های تعیین شده دارای تفاسیر مختلفی است، بعنوان مثال اگر دروس بر اساس ترم محدود شده اند، تداخل بدین معنی است که برای دانشجویان یک ورودی دروسی را در یک زمان برنامه ریزی کرده اید یا در صورتی که دروس بر اساس استاد محدود شده اند، یعنی برای استاد در یک زمان دو کلاس گذاشته اید که باید برطرف شوند. عملکرد دکمه های آبی رنگ بالای برنامه به زیر است:
  • نمایش – نمایش برنامه هفتگی بر اساس محدودیت های تعیین شده
  • ارائه جدید – ارائه کردن درس جدید
  • گزارش برنامه – برای نمایش و چاپ برنامه هفتگی که نمایش داده شده روی کاغد استفاده می شود.
  • گزارش برنامه ریزی ترم بندی – امکان تهیه گزارش برنامه هفتکی برای هر ترم (دانشجویان ورودی) رشته انتخابی را روی یک برگ جداگانه را فراهم می کند.
  • گزارش برنامه 4 ترم – کل چهار ترم را برای رشته انتخابی را بصورت فشرده روی یک برگ چاپ می کند.

  • گزارش برنامه کلاس ها – نمایشی قابل چاپ برای هر کدام از کلاس ها یا کارگاه ها نشان می دهد و می توانید برنامه هفتگی برای هر کلاس را بصورت جداگانه روی یک برگ چاپ کنید. (معمولا ادارات آموزش، برنامه هفتگی کلاس ها در ورودی کلاس نصب می کنند)
  • گزارش برنامه مدرسین – برای هر استاد، یک برنامه هفتگی جداگانه و قابل چاپ روی برگه های جداگانه نمایش می دهد.
  • برنامه روزانه کلاس ها – شما را به بخش برنامه روزانه کلاسها منتقل می کند.

9- برنامه روزانه کلاس ها

برنامه روزانه کلاس ها مناسب ترین بخش برای مشاهده وضعیت کلی کلاس ها و کارگاه ها در روزهای هفته و بهترین انتخاب برای برطرف کردن تداخل کلاسی است.

در این صفحه می توان برای هر روز هفته، لیست کلاسها و دروسی که در هر کلاس برگزار می شود را مشاهده کرد، مدیران گروه و کاربر ویژه و کارکنان اداره آموزش می توانند از این قسمت برای کنترل وضعیت کلاس ها، رفع تداخل ها و حتی حضور و غیاب اساتید در طول ترم استفاده کنند. در این جدول دروسی که پس زمینه رنگی دارند از نظر کلاس دارای تداخل هستند که باید اصلاح شوند. با نگه داشتن نشانگر ماوس روی نام درس می توانید اطلاعات کامل تری از درس مشاهده کرده و با کلیک روی نام درس آنرا ویرایش کنید. (هر مدیر گروه دروس رشته های خود را می تواند ویرایش کند و کاربر ویژه همه دروس را ). اگر در نوار بالای صفحه رشته خاصی انتخاب شده باشد، دروس را برای همان رشته و گرنه برای همه رشته ها نمایش خواهد داد. با استفاده از گزینه های بالای جدول می توانید روز خاصی را برای نمایش انتخاب کنید، همچنین می توانید استاد، درس ، ترم یا ترکیبی از این موارد را انتخاب کنید تا جدول محدود شود. دکمه های این صفحه عبارتند از :

  • نمایش – نمایش جدول بر اساس محدودیت های تعیین شده
  • گزارش برنامه – نمایش جدول بصورت قابل چاپ و امکان چاپ برنامه
  • برنامه هفتگی – شما را به بخش "برنامه هفتگی" منتقل می کند.
  • دروس ارائه شده – شما را به بخش "دروس ارائه شده " منتقل می کند.
  • ارائه جدید – برای ارائه درس جدید استفاده می شود.